BAS Управління автотранспортом. Стандарт

Программа позволяет управлять собственным автопарком, автоматизировать диспетчеризацию перевозок и оперативный учет во всех сопутствующих участках (работа водителей, горюче-смазочные материалы, автомобили и агрегаты, ремонт, запчасти и расходные материалы и т. д.). Отличительная особенность программы — продуманный справочник тарифов, позволяет гибко настраивать действие сложных тарифов для контрагентов, маршрутов, моделей транспортных средств и др.

Решение состоит из следующих основных подсистем:

• Управление автопарком;
• Управление заказами и диспетчеризация;
• Учет путевых листов;
• Учет ГСМ и технических жидкостей;
• Учет ремонтов и агрегатов;
• Учет ДТП и штрафов;
• Складской учет запчастей и расходных материалов;
• Учет работы водителей;
• Взаиморасчеты с контрагентами;
• Учет доходов и расходов;
• Обмен данными с BAS Бухгалтерія.

Функциональные возможности

Управление заказами и диспетчеризация

Решаются следующие задачи:

• Учет и распределение заказов на автомобили;
• Учет разнарядок;
• Работа с маршрутными листами.

ПП «BAS Управління автотранспортом. Стандарт» имеет удобную систему учета и распределения заказов на автомобили.

Заказы на автотранспорт могут учитываться от внутренних подразделений компании и от сторонних контрагентов.

В заказе на ТС учитываются:

• адреса и временные окна доставки грузов;
• параметры и характеристики груза;
• услуги, оказываемые в рамках перевозки груза;
• требования к транспорту.

В программе возможно формировать суточные разнарядки на транспорт. Выписка разнарядки на выпуск автомобилей происходит с учетом различных режимов работы ТС и графиков работы водителей.

АРМ Диспетчера

Основное назначение АРМ — помощь в отработке заказов покупателей и формирования заданий на перевозку.

Возможности:

• Быстрый подбор заказов;
• Заполнение документов «Маршрутный лист»;
• Работа с журналом «Маршрутные листы»;
• Работа с журналом «Путевые листы»;
• Групповое формирование и печать документов «Разнарядка».

Взаиморасчеты с контрагентами

Решаются следующие задачи:

• ведение прейскурантов и тарифов на транспортные услуги;
• расчет стоимости оказанных услуг;
• формирование документов реализаций, счетов и актов, реестров.

Отличительная особенность программы — продуманный справочник тарифов, позволяющий создавать сложные тарифы, гибко настраивать их действие для контрагентов и договоров контрагентов, для маршрутов, для моделей ТС и проч.

В программе возможно:

• настроить зависимость величины тарифа от объема выполненной работы;
• устанавливать фиксированные тарифы;
• создавать сложные тарифы.

На основании действующих тарифов программа может автоматически рассчитывать стоимость оказанных транспортных услуг в документе «Товарно-Транспортная накладная», который может быть создан внутри путевого листа.

За произвольный период времени для клиентов могут быть сформированы счета и акты услуг с различной степенью детализации.

Помимо счетов и актов можно сформировать реестр оказанных услуг.

Поддерживается выгрузка документов реализации в ПП «BAS Бухгалтерія».

Учет доходов и расходов

Решаются задачи:

• Учет прямых оперативных расходов на собственный транспорт;
• Гибкая настройка базы для распределения доходов и расходов;
• Учет прочих затраты на автомобили.

Прямые затраты определяются на основании путевых и ремонтных листов: стоимость ГСМ, стоимость ремонтов и технического обслуживания автомобилей, амортизация, износ шин.

Для каждой из статей доходов/затрат, а также статей себестоимости есть возможность задать базу, способ и вариант распределения между аналитиками.

Отчеты по затратам можно получать в различных разрезах аналитики, например, в разрезе заказов на ТС, автомобилей, подразделений или в разрезе заказчиков.

По итогу работы можно проанализировать рентабельность работы транспорта.

Управление автопарком

Решаются основные задачи:

• ведение справочника транспортных средств;
• учет документов ТС и водителей, контроль окончания их сроков действия;
• учет выработки ТС и оборудования.

Вся основная информация об автомобилях компании хранится в справочнике «Транспортные средства и оборудование».

Нормы прохождения планового технического обслуживания задаются по моделям ТС. Программа позволяет настраивать нормы ТО как по различным параметрам выработки (пробег, количество выполненных операций, наработка в моточасах и т. д.), так и в зависимости от календарных сроков.

При приближении очередного ТО автомобиль попадает в отчет «Контроль сроков приближения ТО», а в списке ТС он выделяется специальной пиктограммой.

Функциональные возможности программы также позволяют:

• вести учет и контроль срока действия любых документов водителей и автомобилей;
• загружать и хранить скан-копии документов в системе.

При истечении срока действия документа в списке ТС автомобиль помечается специальной пиктограммой, а сводную информацию можно получить в специализированном отчете.

Информация по просроченным документам автоматически переносится в архив.

Учет путевых листов

В программе можно выписывать и обрабатывать путевые листы различных видов:

• Легкового автомобиля;
• Грузового автомобиля (повременный, сдельный);
• Специального автомобиля;
• Междугороднего автомобиля;
• Автобуса;
• Физического лица-предпринимателя;
• Рапорт о работе строительной машины.

Все перечисленные печатные формы путевых листов являются унифицированными.

Выписка путевого листа выполняется как ручным вводом, так и автоматической пакетной выпиской. Режим пакетной выписки особенно удобен для предприятий с большим автопарком, поскольку позволяет за короткий промежуток времени сформировать и распечатать путевые листы с минимальными трудозатратами диспетчера.

При обработке путевого листа программа рассчитывает параметры выработки ТС и водителей по рейсу (пробег с грузом, время в наряде, в работе, в простое и другие), а также нормативный и фактический расход ГСМ и ТЖ автомобилей.

На основании данных путевых листов программа формирует аналитические отчеты:

• Наработка оборудования в моточасах;
• Карточка работы ТС;
• Пробег ТС;
• Выработка транспортных средств;
• Диаграмма состояния ТС (в виде диаграммы Ганта) и другие отчеты.

Учет ГСМ и технических жидкостей

Решаются следующие задачи:

• Учет оборотов и расхода топлива и ТЖ в разрезе каждого автомобиля;
• Учет фактов экономии и пережогов топлива водителями в каждом рейсе;
• Контроль и инвентаризация остатков ГСМ и тех. жидкостей на ТС.

Расчет нормативного и фактического расхода топлива.

Для автомобилей возможно учитывать базовые нормы расхода ГСМ, а также нормы расхода топлива на специальные работы.

Есть учет корректировочных коэффициентов ГСМ (сложные условия работы, температурные коэффициенты, сезонные надбавки).

Все алгоритмы расчета нормативного расхода топлива разработаны в соответствии с приказом Министерства транспорта Украины.

Заправки и сливы ГСМ

Основные возможности:

• Учет фактов сливов топлива;
• Возможность проведения инвентаризации остатков топлива в баках автомобилей;
• Учет заправок со склада, за наличные, по пластиковой карте, по талонам, от поставщика;
• Возможность загрузки отчетов процессинговых центров по детализации заправок ГСМ по пластиковым картам;
• Возможность сравнения загруженных заправок с чеками водителей.

Полную картину по движению топлива и ТЖ можно проанализировать с помощью различных отчетов:

• Ведомость движения ГСМ;
• Ведомость прихода-расхода ГСМ на ТС;
• Заправки ГСМ;
• Сравнение заправок по пластиковым картам.

Учет ремонтов и агрегатов

Основные возможности:

• Учет заявок на ремонт;
• Учет плановых ТО автомобилей и выполненных ремонтов в собственной ремонтной зоне и в сторонних автосервисах;
• Печать формы «Требование-накладная» из документа «Ремонтный лист»;
• Учет агрегатов;
• Учет фактов установки и замен шин, аккумуляторов и прочей дополнительной комплектации.

Программа позволяет детально проанализировать информацию по всем предстоящим и выполненным ТО и ремонтам транспорта при помощи отчетов: «Планирование ТО», «График ТО».

Есть отчеты для анализа всех использованных при ремонтах расходных материалов и запчастей, есть возможность составить рейтинг автомобилей по затратам на ремонт.

В подсистеме «Учет агрегатов и прочей комплектации автомобилей» выполняется учет шин, аккумуляторов, а также аптечек, раций и прочей дополнительной комплектации автомобилей.

Учет агрегатов ведется выполняется в разрезе каждого автомобиля, а шин — еще и разрезе мест установки.

Для удобной работы механика в ремонтном листе предусмотрен мастер установки шин, который позволяет быстро и наглядно, используя макеты ТС, производить следующие операции:

• устанавливать, менять, снимать шины;
• проверять информацию по имеющимся на автомобиле шинам.

В программе фиксируется информация о дате и месте установки каждой конкретной шины. На основании данных по пробегу ТС программа рассчитывает текущий износ шин, установленных в данный момент на автомобиле, что позволяет заранее спрогнозировать сроки их замены.

Учет ДТП и штрафов водителей

В программе ведется учет дорожно-транспортных происшествий (ДТП).

Функционал предоставляет следующие возможности:

• Учет и оформление документов о ДТП;
• Учет данных по причиненному ущербу ТС, страховым выплатам;
• Ведение статистики причин ДТП, характерах нарушений ПДД;
• Ведение рейтинга водителей-нарушителей.

Отчеты позволяют проанализировать причины аварийности, частоту участия в ДТП водителей, сопоставить суммы выплат страховых компаний с затратами на восстановительный ремонт ТС.

В программе также реализован учет штрафов, полученных водителями.

Функционал предоставляет следующие возможности:

• Печать формы согласия для удержания штрафов из з/п;
• Хранение фотографий нарушений;
• Ведение рейтинга водителей-нарушителей;
• Ведение аналитики по видам нарушений ПДД.

В соответствующих документах заносятся данные о ТС и водителе-нарушителе, характере нарушения ПДД, сумме штрафа и факте оплаты штрафа.

Аналитические отчеты по штрафам позволяют проанализировать статистику по нарушениям ПДД, вывести рейтинг водителей-нарушителей ПДД.

Складской учет запчастей и расходных материалов

Основные возможности:

• Учет поступления и списания запчастей, топлив, технических жидкостей и расходных материалов на склад;
• Учет выдачи запчастей и расходных материалов;
• Внутреннее перемещение номенклатур между складами;
• Списание товаров на автомобиль;
• Возможность проведения инвентаризаций;
• Контроль актуальных остатков товаров на складах.

Проанализировать движение товаров на складах и остатки можно с помощью различных отчетов.

Учет работы водителей

Решаются основные задачи:

• Учет выработки и рабочего времени водителей;
• Начисление заработной платы по путевым листам.

Функциональные возможности позволяют:

• формировать, хранить и печатать индивидуальные графики работы водителей на произвольный период времени (месяц, год и т. д.);
• формировать табеля учета рабочего времени.

Сведения о начислении выплат водителям фиксируются в документе «Начисление зарплаты».

Эти данные могут использоваться для расчета налогообложения и формирования отчетности, а также могут быть выгружены в ПП «BAS Бухгалтерія».

Порядок лицензирования

Программные продукты «BAS Управління автотранспортом. Стандарт» являются защищенными и содержат фрагменты кода, не подлежащие изменению пользователем, имеют защиту от несанкционированного использования. При этом реализован принцип максимальной открытости кода для обеспечения возможности адаптации продукта под нужды конечных пользователей.

Расширение количества автоматизированных рабочих мест для продуктов «BAS Управління автотранспортом. Стандарт» осуществляется приобретением клиентских лицензий на платформу (на 1, 5, 10, 20, 50, 100 и более рабочих мест) и клиентских лицензий на конфигурацию (на 1, 5, 10, 20, 50 или 100 рабочих мест), в случае защиты конфигурации системой лицензирования конфигураций (СЛК).

Количество приобретаемых лицензий на использование конфигурации и платформы определяется исходя из потребности в максимальном количестве одновременно работающих пользователей с конфигурацией.

Для работы в варианте клиент-сервер необходимо приобрести лицензию на использование в серверном варианте.

Замена типа защиты для продуктов «BAS Управління автотранспортом. Стандарт» не предусмотрена.

Сервисное обслуживание

Сервисное обслуживание программных продуктов «BAS Управління автотранспортом. Стандарт» и поддержка пользователей в части работы с платформой осуществляется по договору Информационно-технологического сопровождения (ИТС) с активным сервисом ИТС Отраслевой 1-й Категории.

При покупке любой программы для автоматизации бизнеса (кроме базовых версий) пользователи имеют право на льготный период доступа к Информационной системе ИТС:

• три месяца доступа к Информационной системе ИТС без дополнительной оплаты;
• четыре месяца доступа к Информационной системе ИТС без дополнительной оплаты при оформлении доступа на 12 месяцев по цене 8 месяцев.

Сервисное обслуживание по линии ИТС включает:

• услуги линии консультаций по телефону и электронной почте;
• Поддержка в части платформы осуществляется Линией консультаций: телефон +38 (044) 222-72-10, +38 (044) 222-72-45, электронная почта hotline@bas-soft.eu.
• Поддержка в части конфигурации «BAS Управління автотранспортом. Стандарт»: телефон +38 (044) 581-42-84, электронная почта ukrauto@rarus.com.ua, Skype: rarus_ukr.
• получение обновлений платформы и прикладных решений BAS публикуются на сайте https://dl.bas-soft.eu;
• круглосуточный доступ к официальному интернет-ресурсу https://its.bas-soft.eu/, содержащего методические материалы по настройке и эксплуатации системы, разнообразные консультации.

По окончании периода бесплатного сервисного обслуживания для продолжения получения перечисленных услуг, а также услуг партнеров по сопровождению данного продукта, необходимо оформить платную подписку на ИТС и на сервис ИТС Отраслевой.